Sie würden gerne die Vorteile einer neuen Warenwirtschaft oder CRM-Software nutzen, möchten aber nicht auf Ihre Daten aus Ihrer alten Umgebung verzichten? Viele Anbieter versprechen eine Datenmigration – aber wissen Sie auch, was sie darunter verstehen?

Stamm- und Bewegungsdaten

Wir unterscheiden zwischen „Stammdaten“ und „Bewegungsdaten“. Stammdaten sind Daten, die sich üblicherweise längerfristig nicht ändern wie z.B. Kunden- und Artikeldaten. Bewegungsdaten sind situationsbezogene Informationen in Belegen wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen.

Die Stammdatenübernahme ist einfacher als der Import von Bewegungsdaten, aber nicht so einfach, wie man auf den ersten Blick meinen könnte. Man kann zwar Namen, Straße, PLZ und Ort relativ einfach übernehmen. Wenn in der Ursprungssoftware die Daten anders strukturiert sind, z.B. Vorname und Name oder PLZ und Ort in einem Feld stehen, müssen die Daten aufgeteilt werden.

Dann gibt es noch Daten, die einem Kunden oder Artikel zugeordnet sind, wie kundenspezifisch abweichende Preise oder Artikellieferanten. Obwohl diese Daten oft sehr wichtig sind, können sie nur wenige Dienstleister übernehmen.

Wiederholbare, toolbasierte Migration

Die Möglichkeit der toolbasierten Migration erlaubt Ihnen, nach einer Testmigration mit Ihren Original-Daten im neuen System auf Probe zu arbeiten. Ihr Altsystem kann solange weiterlaufen und Sie können ohne Risiko alle Funktionen und Abläufe unter Realbedingungen testen. Erst wenn Sie rundum zufrieden sind und alles passt, erfolgt die Migration zum Stichtag. So ist es möglich, an einem Tag bis abends mit dem Altsystem zu arbeiten, und am nächsten Morgen in aller Ruhe mit dem aktuellen Datenstand und allen Daten im neuen System weiterzumachen. Keine Unterbrechungen, kein Umsatzverlust, kein Risiko.

Verbesserung der Datenqualität

Die Datenmigration bietet auch eine gute Gelegenheit, um die Qualität der Daten zu überprüfen und meistens auch gleich zu verbessern. Einfaches Beispiel: Im Altsystem stehen Vorname und Nachname in einem Feld, manchmal „Max Mustermann“ oder aber „Herr Mustermann, Max“ oder „Herr Dr. Max Mustermann“ und ähnliche Variationen. Im neuen System sollen Titel, Vorname und Nachname in eigene, dafür vorgesehene Felder eingetragen werden. Das gleiche braucht man oft auch bei der PLZ oder Hausnummer. Unsere Lösung kann beispielsweise erkennen, ob es sich um einen Vornamen, Nachnamen oder Titel handelt und kann die einzelnen Teile korrekt identifizieren, trennen und in die entsprechenden Felder übergeben.

Datenmigration in der Praxis

Ein Kunde aus dem Handel arbeitete mit der Warenwirtschaft SAGE OfficeLine Evolution. Es wurden zwei Mandanten verwaltet. Zum Zeitpunkt der Datenübernahme waren weit über 100.000 Belege, etwa 1,3 Millionen Belegpositionen und über 1.000 Adressdatensätze aus den letzten 10 Jahren im Altsystem gespeichert.

Die Zielstellung

Übernahme …

• … der Stammdaten wie zum Beispiel Kunden- und Lieferantenadressen
• … der Artikelstammdaten inklusive Handels- und Produktionsstücklisten
• … der Bewegungsdaten wie zum Beispiel die Belege des Einkaufs und Verkaufs
• … von Belegpositionen und Zuschlägen
• … von mehr als 100.000 Belegen, 1,3 Millionen Belegpositionen, mehr als 1.000 Kunden- und Lieferantendatensätze

Die Lösung

Als Lösung dieser Anforderung entstand ein Werkzeug, mit welchem der erfolgreiche Umzug in die SelectLine Warenwirtschaft stattfinden konnte. Das Werkzeug stellte eine direkte Verbindung zur MS-SQL-Datenbank des Quellsystems her, um von dort die Daten in das Zielsystem zu übertragen. Die Übertragung in die SelectLine Warenwirtschaft erfolgte über direkte Datenbank-Zugriffe und die integrierten Import-Werkzeuge.

Unser Service für Sie

Für Selectline– und cobra-Projekte, aber auch für andere ERP- und CRM-Systeme, führen wir auch anspruchvollste Datenübernahmen aus beliebigen Altsystemen durch.

Firewalls dienen in erster Linie dazu, Ihr Netzwerk vor Angriffen von außen zu schützen. Viren, Trojaner, Hacker und alle möglichen anderen Eindringlingsversuche sollen abgewehrt werden. Aber auch der Schutz Minderjähriger vor dem Zugriff auf Erwachseneninhalte wird durch Firewalls gewährleistet.

Unsere linuxbasierte Firewall-Lösung schützt nicht nur vor Angriffen aus dem Internet, sondern bietet insbesondere:

• Inhaltsfilterung: Schutz für Kinder, Schüler, Mitarbeiter oder Gäste vor unerwünschten oder illegalen Inhalten.
• Sperrung: Gezielte Sperrung von ausgewählten Themenbereichen oder Online-Spielen.
• Zeitsteuerung: Zeitgesteuerte Internetnutzung nur für ausgewählte Benutzer oder Benutzergruppen.
• Zugangsbegrenzung: Internetnutzung nur für ausgewählte Benutzer. Authentifizierung auf Benutzer- oder Geräteebene. Verhinderung von privatem Surfen am Arbeitsplatz.
• Auswertungen: Umfangreiche Logfiles bieten detaillierte Auswertungen und Nutzungsprotokolle.

Erweiterter Schutz

Neben einer Firewall können noch weitere Schutzmaßnahmen ergriffen werden, um Ihr Netzwerk abzusichern. Dazu gehören zum Beispiel Virenschutz und Backups. Den physikalischen Zugriff auf Ihre Arbeitsplätze, Server oder Telekommunikationsanlagen können Sie durch Videoüberwachung kontrollieren.

Unser Service für Sie

Überwachung und Abwehr von digitalen oder analogen Angriffen auf Ihr Netzwerk und Ihre Geräte ist oft nicht nur mit einer einzelnen Lösung gewährleistet. Wir beraten Sie und erstellen Ihnen ein komplettes Konzept für den Schutz Ihrer sensiblen Daten und Geräte. Beachten Sie dazu auch unsere Informationen zu Videoüberwachung, Virenschutz und Backup. Unsere Lösungen sind besonders interessant für Firmen, Hotels, Schulen, Universitäten und Eltern. Gerne zeigen wir Ihnen Referenzen zu ausgefeilten Umsetzungen.

Wenn der Begriff „Server“ angesprochen wird, kommt einem hierbei in erster Linie das zentralisierte Dateimanagement mehrerer Anwender in einem Netzwerk in den Sinn. Server leisten aber weit mehr als nur das Speichern von Daten, die die Nutzer in einem Netzwerk benötigen und bewegen. Server bieten oftmals mehrere Netzwerkleistungen an, wie zum Beispiel Email-Dienste, Druckerverwaltung, Datenbanken, Internet- und Intranet-Seiten. Die Spannweite reicht dabei vom kleinen NAS im Eigenheim und Homeoffice bis hin zum Hochleistungs-Serverpark für einen ganzen Industriekomplex.

Server-Virtualisierung

Um Kosten und Hardware zu sparen bietet sich Virtualisierung an. Mit der Emulierung mehrerer Serverumgebungen auf einem einzigen Gerät sind flexibelste Lösungen realisierbar. Nicht nur als RAID-System für Datenablage, auch andere Serverdienste können mit Virtualisierung schnell und einfach eingerichtet werden. Sie bieten nicht nur Kostenersparnis sondern auch schnellste Aktualisierung und Recovery-Funktionen bei Ausfällen oder Umzug.

Groupware

Der frühere Einsatz eines Servers als reine Datenablage ist schon längst Anforderungen gewichen, die für die Zusammenarbeit eine wichtige Rolle spielen. Mail-Server, Cloud-Dienste, gemeinsame Kalender und ähnliche Anwendungen stehen als so genannte „Groupware“ in der Prioritätenliste für Server-Einsatz ganz oben.

Backup

Das Datenvolumen weltweit verdoppelt sich etwa alle zwei Jahre. Als Privatanwender ist man vor vielleicht 10 Jahren noch mit einigen wenigen 100 Megabytes ausgekommen, die man bequem auf CDs und DVDs sichern konnten. Heute jonglieren wir bereits mit zwei, drei oder mehr Terabytes im privaten Umfeld. Das Backup wachsender Datenmengen ist eine Herausforderung für Privatanwender wie für Kleinunternehmen.

Unser Service für Sie

Um Ihre Daten zukunftssicher zu speichern und gegen Verlust zu schützen, werden Sie von uns ausgiebig beraten. Wir planen gemeinsam mit Ihnen Ihr Backup-Konzept und richten Ihnen Server und Ihre Datensicherung ein.

Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden. Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.

Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos.

Eine Auswahl von Screenshots

Wussten Sie eigentlich, dass jede Firma verpflichtet ist, geschäftliche E-Mails revisionssicher zu archivieren. Dafür gibt es eine einfache und kostengünstige Lösung, die zugleich auch die Suche nach E-Mails enorm beschleunigt und verbessert. Eine Lösung, die wirklich jeder braucht!

Email-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

In der Praxis

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten Emails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige Emails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle Emails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen.

Kann eine Email als Beweis genutzt werden?

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam Emails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen Emails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde. Sie gelten aber gemäß § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO7 als elektronisches Dokument grundsätzlich als Augenscheinbeweis. Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern Emails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können Emails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO). Dies begründet die formelle Beweiskraft von Emails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten Emails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.

Anforderungen an eine revisionssichere Email-Archivierung